Job Information
Ricoh Americas Corporation Réceptionniste in Quebec, Quebec
Ricoh est actuellement à la recherche d'une personne axée sur sa carrière responsable d'une vaste gamme de tâches de bureau, y compris accueillir les visiteurs, répondre et transférer les appels ainsi que fixer des rendez-vous.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
S’occuper de la réception, du téléphone, des réunions des clients et s’occuper d’accueillir les clients et les visiteurs
Chercher le courrier non identifié dans (base de données du client)
Suivre une formation polyvalente dans le centre de courrier et d’impression et prendre le relai au besoin
S’occuper des événements de clients internes
Escorter les invités jusqu’aux salles de réunion. Prendre et ranger les manteaux et les bagages. Offrir du café et de l’eau.
Travailler en étroite collaboration avec les administrateurs du service
Surveiller la boîte aux lettres pour les services – pour gérer les réservations de salles de réunion faites par des clients et les demandes de traiteur. Trier les demandes de traiteur et coordonner les salles de réunion gérées de clients.
Surveiller la boîte aux lettres pour les télécopies – messages vocaux enregistrés et télécopies électroniques
Aider à gérer la boîte aux lettres pour les installations
Soumettre des demandes de service au propriétaire relatives à des problèmes concernant le bâtiment
Documenter les procédures de la réception ainsi que les maintenir et les mettre à jour sur le site SharePoint.
Offrir son soutien pour les demandes de récupération de dossiers pendant la transition des dossiers électroniques à l’entreprise
Gérer les cartes d’accès
Participer à la surveillance incendie organisée par l’équipe de santé et de sécurité
QUALIFICATIONS
ÉDUCATION & EXPÉRIENCE :
Diplôme d'études secondaires ou équivalent
Minimum de 1 ou 2 ans d'expérience en tant que standardiste
COMPÉTENCES :
Fortes aptitudes interpersonnelles avec la capacité de développer rapidement des relations d'affaires
Forte motivation personnelle pour favoriser les résultats
Fortes aptitudes en communication verbale et écrite
Utilisation efficace de Microsoft Office
Capacité de soulever et de pousser régulièrement des objets pesant jusqu’à 30-50 livres
Job Duties & Responsibilities:
Will manage front office, telephone, client meetings, greet clients and visitors.
Will look up unidentified mail in (client database).
Will cross train in the mail/print center and rotate in as necessary.
Will manage in-house client events
Escort guests to meeting rooms. Take coats/luggage and store. Offer coffee/water.
Works closely with department Admins.
Oversee services mailbox - for administration of client meeting room reservations and catering requests. Triage catering requests and coordination of managed client meeting rooms.
Oversee fax mailbox – recorded voice messages and electronic fax.
Back up oversight to facilities mailbox
Submit service request to landlord for building issues.
Document front desk processes and maintain \ update on sharepoint site.
Back up to support requests for records retrieval during transition of electronic records to the business.
Security access card administration.
Participate in Health & Safety Fire warden.
Education & Experience:
High School Diploma or equivalent experience
Minimum 1-2 years of experience working in a reception position
Skills:
Excellent interpersonal skills with the ability to quickly develop business relationships
Strong self-motivation to drive results
Excellent communication skills both verbal and written
Effective use of Microsoft Office
Ability to regularly lift and push objects up to 30-50 lbs
Come Create at Ricoh:
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