Job Information
Marriott 高管行政助理 in Nairobi, Kenya
Additional Information 高管行政助理
Job Number 24073653
Job Category Administrative
Location JW Marriott Hotel Nairobi, Chiromo Lane, Nairobi, Kenya, Kenya
Schedule Full-Time
Located Remotely? N
Relocation? N
Position Type Non-Management
迎接进入行政办公室的人员，确定访问的性质和目的，并引导/护送前往目的地。打开、阅读和准 备常规信件的答案。找到需要回复的传入信件并将其附加到相应的文件。在总经理的指导下，与 各部门负责人合作，包括准备和出席董事会会议，准备董事会会议议程 担任协会治理团队的联络人和协会董事会的记录秘书。获取会议记录并将其分发给适当的个人保 持物业的协会治理文件、网站和部门负责人的沟通。定期编制时事通讯，并组织向各部门负责人 发送 保持准确的法律历史纸质和电子记录。进行研究并分享有关协会法律文件的知识，例如协会 规章制度、声明、章程和其他文件。跟踪所有贵宾的到达和离开，并安排欢迎信和设施。接听和 处理行政办公室的电话和查询。处理和分发传入和传出邮件。为记录、报告、文档等创建和保持 基于电子和纸质的归档和组织系统。使用电脑、邮件或传真机传输信息或文件使用文字处理、电 子表格、数据库或演示软件准备信件、备忘录和其他文档。使用键盘、鼠标或轨迹球输入和检索 电脑数据库中包含的信息，以更新记录、文件、预订并回答会员和客人的查询。操作电脑以外的 标准办公设备，例如电话和电子外围设备。记录并适当地传达所有部门负责人、客人的要求/投 诉。遵守所有公司政策和程序，确保制服和个人形象干净和专业，维护专有信息的机密性，并保 护公司资产。与他人建立并保持积极的工作关系，支持团队实现共同目标，并倾听和适当回应其 他员工的担忧使用清晰和专业的语言与其他人交谈，并使用适当的礼仪接听电话。根据公司标准 欢迎和感谢所有客人，预测和满足客人的服务需求，帮助残疾人士，并真诚地感谢客人。在没有 帮助的情况下移动、举起、搬运、推、拉和放置重量小于或等于 10 磅的物体。按要求履行其他合 理的工作职责。 高管办公室行政 - 在总经理的指导下，与各部门的部门负责人合作，以 包括准备和出席管理层、董事会会议、准备董事会会议议程。 - 担任协会治理团队沟通的联络人。 - 保持准确的法律历史纸质和电子记录。 - 进行研究并分享有关协会法律文件的知识，例如酒店规章制度、声明和其他文件。 - 跟踪所有贵宾的到达和离开，并安排欢迎信和设施。 综合行政 - 打开、阅读和准备常规信件的答案。 -找到适当的文件并将其附加到需要回复的来信中。 -记录会议记录并将其分发给适当的个人。 - 处理传入和传出邮件，包括日期戳和分发传入邮件。 文件/报告 -为记录、报告、文件等创建和维护基于电脑和纸质的归档和组织系统。 电脑/软件 - 使用电脑传输信息或文件。 - 使用文字处理、电子表格、数据库或演示文稿准备信件、备忘录和其他文档 -软件。 - 使用键盘、鼠标或轨迹球输入和检索电脑数据库中包含的信息以进行更新 - 记录、文件、预订和回答客人的询问。 办公设备 -操作电脑以外的标准办公设备，如电话、打字机、传真机、复印机、计算器、 -和电子外围设备。 -使用邮件或传真机传送信息或文件。 通信 -记录所有会员和客人的要求/投诉，并将其传达给适当的人员 处理。 -接待进入办公室的人员，向他们打招呼，确定他们访问的性质和目的，并指示或 护送他们到特定目的地。 客户关系 - 以专业、积极、及时的方式满足会员/客人的服务需求。 - 积极倾听并积极回应会员/客人使用品牌或物业的问题、疑虑和要求 - 特定流程（例如，LEARN、PLEASED、Guest Response-客人回应、LEAP）来解决问题、取悦和建 立信任。 - 以微笑、眼神交流和友好的口头问候欢迎和感谢每一位会员/客人， -尽可能使用会员/客人的姓名。 - 以微笑、眼神交流和友好的口头问候欢迎和感谢每一位会员/客人， -尽可能使用会员/客人的姓名。 -预测会员/客人的服务需求，包括向客人提问以更好地了解他们的需求，并观察/倾听客人的偏好 并尽可能采取行动。 - 衷心感谢会员/客人，并深情告别。 通信 -使用适当的礼仪接听电话，包括在 三次响铃内接听电话、用微笑接听声音、使用来电者的姓名、 将呼叫转接给适当的人员/部门、在保持呼叫者之前请求许可、接听和转接信息，以及允许来电者 结束通话。 -使用清晰、适当和专业的语言与成员/客人和同事交谈。 - 准备和审查书面文件（例如，每日日志、商业信函、备忘录、报告），包括校对和编辑书面信 息，以确保准确性和完整性。 与他人合作 - 以机智、尊重、外交和保密的方式处理与员工和/或会员和客人的敏感问题。 -支持所有同事，并尊重他们。 - 与其他员工和部门建立并保持积极和富有成效的工作关系。 -与他人合作并协助他人促进团队合作的环境并实现共同目标。 体力任务 - 在没有帮助的情况下移动、举起、搬运、推、拉和放置重量小于或等于 10 磅的物体。 - 长时间站立、坐着或走路或整个工作班次。 政策和程序 - 对专有材料和信息保密。 - 保护客人和同事的隐私和安全。 - 遵守公司和部门的政策和程序。 - 确保制服、名牌和个人外表清洁、卫生、专业并符合 公司政策和程序。 -按要求履行其他合理的工作职责。 关键能力 分析能力 -电脑技能 -学习 -决策 人际交往能力 -人际交往能力 -客户服务导向 -团队合作 -多元化关系 通信 -写作 -电话礼仪技巧 -英语语言能力 -通信 -注意的 -应用阅读 个人属性 -正直 -可靠性 -积极的态度 -主动 组织 -细节定位 -多任务处理 -时间管理 综合行政 -打字 -通信 文件/报告 -维护文件和记录 -归档 计算机软件 Microsoft Office 首选资格 教育 高中文凭/G.E.D.同等 学历 相关工作经历 2 年以上相关工作经 验 督导经验 不需要督导经
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