Job Information
Philips Secretaresse Ondernemingsraad in Amsterdam, Netherlands
Functie omschrijving:
Het uitvoeren van werkzaamheden op secretarieel en organisatorisch gebied, zodanig dat de ondernemingsraden (Enterprise Informatics en Monitoring & SRC), optimaal worden ondersteund. Je werkt nauw samen met de bestuurders en de Ondernemings Raad (OR)-leden van OR Enterprise Informatics en OR Monitoring & SRC. Je maakt het verschil door ons team te helpen in contact te blijven en efficiënt te werken in deze snelle omgeving. Het structureren van de communicatiestroom en ervoor zorgen dat kritieke informatie beschikbaar is, het organiseren van evenementen en vergaderingen maken deel uit van de functie. Jij zorgt ervoor dat deze procedures soepel verlopen, en verliest geen enkele deadline uit het oog! Herken je jezelf in deze vacature en hou jij ervan om met wisselende (OR-teams) te werken, ben je flexibel, wil je impact vol zijn en bereid verantwoordelijkheid te nemen? Hou je ervan om de lead te nemen in bovenstaande taken en daarin het proces tot een succesvol resultaat te leiden? Dan ben jij de Ambtelijke Secretaris die wij zoeken! Je wordt minimaal 1 dag per week op kantoor in Best verwacht.
Je functie:
Secretarieel (50%)
Verzorgen van de inkomende en uitgaande correspondentie, hiertoe:
Uitwerken van brieven, verslagen en andere in concept aangeleverde stukken.
Concipiëren en redigeren van afgesproken correspondentie.
Mede zorgen voor correcte en tijdige documentatie en verslaglegging van
ondernemingsraads- en commissievergaderingen, denk hierbij aan:
Op aanwijzing opstellen van concept-agenda en zorgen voor verzending van de vergaderstukken.
Notuleren (actie- en besluitenlijst) van de vergaderingen.
Bewaken van gemaakte afspraken en besluitenlijsten.
Verrichten van diverse overige secretariële taken, waaronder:
Beheren/toegankelijk houden van het archief van de ondernemingsraad en zijn commissies en op verzoek verzamelen en verstrekken van documentatie en informatie.
Beheren en actualiseren van de website van beide OR-en.
Bijdragen aan het tot stand komen van andere publicaties van de OR-en ten behoeve van de
communicatie, met achterban van de OR-en.
Organisatorisch (30%)
Verrichten van voorbereidende en uitvoerende werkzaamheden, de organisatie van vergaderingen en informatieverwerving- en verstrekking, waaronder:
Volledig organiseren van vergaderingen van de ondernemingsraad, overlegvergaderingen en commissievergaderingen. Dit betreft ook de faciliteiten en hulpmiddelen en verzorgen van de uitnodigingen.
Verzorgen van informatieverstrekkingen inzake de vorming en scholing aan de leden van de OR en regelen van het logistieke proces (vergaderfaciliteiten e.d.).
Ondersteunen van de ondernemingsraad bij de voorbereiding van de verkiezingen
Mede optreden als contactpersoon tussen OR en achterban en informeren en rapporteren ter zake.
C o mmunicatie (20%)
Signaleren en melden van afwijkingen op de naleving van wetten, procedures en afspraken betreffende de medezeggenschap, met name de Wet op de ondernemingsraden, de Arbo-wet of andere relevante wetgeving. Bijhouden van actuele ontwikkelingen op dit terrein en dit onder aandacht brengen van de ondernemingsraad.
Jouw profiel:
Minimaal 3 jaar secretariële ervaring of aantoonbare ervaring binnen de taken en verantwoordelijkheden van deze rol.
Je hebt organiserend vermogen, waarbij snel tot actie wordt overgaan wanneer noodzakelijk.
Accuraat, proactief en weten hoe om te gaan met strakke deadlines en deze ook te managen, i.v.m. delivery dates van RFA’s.
Om kunnen gaan met vertrouwelijke informatie en schakelen op diverse niveaus.
Goede beheersing van zowel Nederlands en Engelse taal (voertaal OR is Engels), zowel mondeling als schriftelijk.
Ervaring binnen een grote internationale organisatie.
Het is een pre als je al ervaring hebt met een rol als ‘’ambtelijke secretaris’’ voor ondernemingsraden of wettelijk kennis met betrekking tot de wet op ondernemingsraden hebt.
Over Philips:
Wij zijn een gezondheidstechnologiebedrijf. We hebben ons hele bedrijf gebouwd rond de overtuiging dat elk mens ertoe doet, en we zullen niet stoppen voordat iedereen overal toegang heeft tot de kwaliteitsgezondheidszorg die we allemaal verdienen. Doe het werk van je leven om het leven van anderen te helpen verbeteren.
Lees meer over ons bedrijf (https://www.philips.com/a-w/about.html) .
Ontdek onze rijke en spannende geschiedenis (https://www.philips.com/a-w/about/our-history.html) .
Lees meer over ons doel (https://www.philips.com/a-w/about/environmental-social-governance/our-purpose) .
Als je geïnteresseerd bent in deze functie en veel, maar niet alle, benodigde ervaring hebt, raden we je aan te solliciteren. Misschien ben jij nog steeds de juiste kandidaat voor deze of andere vacatures bij Philips. Lees hier (https://www.careers.philips.com/global/en/diversity-and-inclusion) meer over onze toewijding aan diversiteit en inclusie.
#LI-EU